В творческом бизнесе очень многие процессы индивидуальны, каждый заказ со своей историей, концепцией, но есть процессы в любом деле, которые можно оптимизировать и автоматизировать, чтобы тратить на них меньше времени. Таким образом вы будете меньше работать над рутинными задачами, и сможете посвятить себя улучшению вашего бизнеса или творчеству.

1. Письма. Если вы часто отправляете похожие письма (например, ответы на вопросы клиента при первичном запросе), то создайте подробный шаблон, с учетом часто задаваемых вопросов. В сервисе Яндекс-почта можно настроить автоответчик, когда нажатием всего одной кнопки вы отправляете человеку в ответ шаблон. Это не значит, что невеста получит сухой и не полезный текст. Все зависит от того, как вы составите этот шаблон. Поздоровайтесь, поблагодарите за интерес к вашей работе, опишите ваши основные услуги, прикрепите прайс-лист, узнайте, остались ли у невесты еще вопросы. Подобные шаблоны можно составлять по разным поводам: от рассылки по коллегам, до поздравления пар с годовщиной. Так вам не нужно будет каждый раз набирать одинаковый текст, у вас уже будет сохранена “рыба” письма. Один раз уделите день на подготовку шаблонов, и постоянно их обновляйте, и тогда в течение всего года каждый день вы будете тратить значительно меньше времени на почту.

2. Переписки с невестой. Конечно, общение с невестой нельзя довести до автоматизма, но можно сократить время на ответы на часто задаваемые вопросы. Во-первых при первичном запросе по ценам, вы можете не начинать долгое обсуждение, а высылать заранее подготовленный прайс, чтобы невеста могла в целом понять, готова ли она работать по такому бюджету. Параметры, которые могут меняться и то, от чего они могут зависеть (например, выезд, доп.часы и т.д.) также можно прописать в прайсе, ведь их тоже ограниченное количество. Чем подробнее вы составите такой прайс, тем меньше времени потратите потом на разъяснение вашего ценообразования. Следующим пунктом общения с невестой является составления FAQ. Вы можете подготовить специальную страницу у вас на сайте, отдельный документ или письмо с ответами на часто задаваемые вопросы, вашими советами, ссылками на полезные статьи, и высылать невесте после подписания договора. Таким образом, прочитав эту информацию, она освободит вас от ряда вопросов, на которые вам приходится постоянно отвечать + вы сэкономите не только свое время, но и время невесты, ведь ей не придется ждать от вас ответ в чате или по почте, если он уже есть в FAQ.

3. Контроль. Ведение бизнеса требует систематичности, поэтому, чтобы не сходить с ума раз в полгода, перебирая вашу бухгалтерию и собирая все сметы, заведите таблицы, которые будете заполнять ежемесячно. Вносите туда количество заказов, источники, которые привели вам клиентов, ваши траты и доходы. Внося эту информацию на постоянной основе (а это требует буквально 1-2 часа в месяц), в конце года вы сможете легко видеть состояние вашего бизнеса, и вам будет понятна динамика по месяцам, затраты на рекламу, эффективность различных каналов.

4. Договора. Максимально проработанные рыбы договоров/смет и т.д. позволяют вам экономить время на составлении новых под каждого клиента и партнера. Если вы вносите изменения в договор, подумайте, возможно вам стоит дополнить и рыбу? Так постепенно вы проработаете идеальный пакет документов.

5. Повторяющиеся не творческие действия. Потратьте один день и запишите самые монотонные дела, которые вы делаете постоянно. Это будет ваша индивидуальная рабочая рутина, в которой точно найдутся задачи на автоматизацию. Например, настройка кросспостинга в соц.сети публикаций с вашего сайта. Часто повторяющиеся действия должны быть оптимизированы, это самая большая экономия вашего рабочего времени, а следовательно возможность стать более эффективным и конкурентоспособным. Пока ваши коллеги будут тратить каждый день много времени на одинаковые задачи, вы сможете выполнять их же быстрее, а следовательно, обрабатывать больше заказов или работать с большими бюджетами.