Сегодняшний пост мы, как и обещали, хотим посвятить тайм-менеджменту. Почему кто-то успевает больше? Когда уделять время отдыху, если на работе постоянный завал? Как работать так, чтобы этих завалов не было. Чтобы ответить на эти вопросы попробуем для начала поговорить об основах управления собственным временем.

1. Режим и график. Несмотря на то, что работа со свадьбами не предполагает четкого рабочего графика с 9 до 6, все равно человек эффективно работает не более 7-8 часов в день. Поэтому составьте правильное расписание, старайтесь просыпаться и засыпать каждый день в одно время, чтобы организм привык работать четко. Сообщите невесте ваши часы работы и не занимайтесь работой по ночам (если это не монтаж). Только так вы сможете контролировать свою продуктивность.

2. Делегирование. Если вы что-то не успеваете есть два решения: отказываться от задач или находить помощников. Грамотное делегирование – сложный процесс. И даже если вы думаете, что “никто не сделает так, как я”, начните учить сотрудников, передавайте сначала мелкие задачи, оставляя самые ответственные на себе. Просто надо понять, что вы не сможете всегда все держать под контролем, если хотите, чтобы ваш бизнес рос. И рано или поздно придется искать свою команду.

3. Ставьте реальные сроки. Не обманывайте себя и не обещайте сделать что-то быстрее, чем это возможно. Так вы только создаете давление на самих себя (а спешка никогда не помощник в работе) + можете зарекомендовать себя как не профессионала, постоянно срывающего сроки. Грамотно оценивайте время, закладывайте 10% на возможные форс мажоры и исполняйте все в срок.

4. Делите рабочую неделю на темы. Попробуйте расписать свои основные задачи по вашему бизнесу. Что вы делаете постоянно? Распределите выполнение этих задач в конкретные дни, чтобы выполнять их постоянно. Например: понедельник – день работы над сайтом или портфолио, вторник и среда – связь с партнерами, четверг – чтение полезных статей или книг, пятница – встречи с клиентами. Это условное разделение, все зависит от вашей работы. Но так вы сможете не терять фокус на задачах, и они будут выполняться постоянно и без перебоев.

5. Не пытайтесь все успеть. Очень важное понимание в управлении вашим временем: отсутствие возможности все успеть. Не взваливайте на себя слишком много, реально оценивайте свои силы, и тогда задачи не будут давить на вас. Если вы точно знаете, что больше 20 свадеб за год при вашем уровне занятости и количестве человек в команде реализовать невозможно, то и не стоит за это браться. А если вы хотите увеличивать количество заказов, то развивайте команду, отказывайтесь от мелких проектов в пользу крупных и цените свое время.

6. Отдых. Даже если в сезон вы забываете о правильном питании, спорте, общении с семьей, это не означает, что это правильный подходи к работе. Чтобы быть эффективным, необходимо отдыхать. Иначе вы рискуете перегореть за пару таких сезонов или вынуждены будете брать полугодовые паузы. Пусть отдых будет частью вашего рабочего процесса, на который вы выделяете конкретные часы в течение недели, и тогда ваше рабочее время будет гораздо более полезным и продуктивным, а следовательно вы будете больше успевать.

7. Расставляйте приоритеты. Взвалить на себя 10 мелких проектов за раз или взять один большой и ответственный проект? Отказаться от работы с парой, которая зря тратит ваше время? Перестать встречаться по любым самым мелким вопросам, тратя время на дорогу? Расставьте приоритеты в вашей работе, какие действия приносят максимальный эффект, а от каких нужно и можно отказаться? Не обманывайте себя, а честно скажите, так ли продуктивно вы используете свои 8 часов рабочего времени в день или что-то все-таки съедает его?

8. Оцените ваши основные времязатраты. Этот пункт вытекает из предыдущего. Если вы часто пишете одно и то же письмо, подготовьте шаблон, а не пишите его каждый раз заново. Если в работе вы постоянно натыкаетесь на что-то, что вам постоянно мешает, потратьте время на то, чтобы решить это и не спотыкаться в будущем. Даже если кажется, что сейчас у вас нет на это времени, оцените, сколько времени вы тратите ежедневно на то, что можно было бы оптимизировать?

9. Не откладывайте мелкие задачи на потом. Если дело займет у вас 15 минут, то не записывайте его в ежедневник, а просто сделайте прямо сейчас, таким образом вы не будете копить большое количество задач, и у вас не будет ощущение “вороха не оконченных дел”.
10. Разбивайте большие задачи на более мелкие. Если вы будете ставить перед собой реальные цели, вы быстрее сможете их выполнять. Распишите ваш проект по шагам, а если какие-то шаги можно еще разделить – сделайте это. Пример: Задача в ежедневнике “Сделать свадьбу Кати и Маши” не дает вам ровным счетом ничего, а например список из десяти деталей их свадьбы, которые вы должны выполнять друг за другом, даст понимание масштаба проекта и грамотную оценку времени на него.