По вторникам мы обязательно публикуем полезный для вас пост, кстати, советуем, даже если вам кажется, что тема простая и вами давно изучена, обязательно проверять себя, вдруг что-то вы все-таки упускаете? И сегодня будем проверять навыки общения по почте. Казалось бы, что сложного: ответить на письмо, но чтобы ваш ответ выглядел профессиональным, нужно следовать определенным правилам.

1. Приветствие. Банальное «Здравствуйте» не отнимает вашего времени, но именно оно является идеальным началом письма. Письмо без приветствия выглядит менее профессионально. Также вы можете поблагодарить за запрос – это устанавливает дополнительную связь между вами и клиентом.
2. Подпись. Чтобы адресат точно понимал, с кем ведет переписку, в подписи должны быть имя и фамилия, а также основные контакты. Потратьте время и один раз оформите подпись ко всем письмам. Там же включите «С уважением,», чтобы не писать каждый раз.
3. Грамотность. Этот пункт должен быть первым, так как ошибки делают ваше письмо абсолютно непрофессиональным, и у кого-то может даже отбить желание работать с вами. Обязательно проверяйте письмо перед отправкой.
4. Ответ на поставленный вопрос. Если к вам обратились с конкретным вопросом, ваше письмо в первую очередь должно содержать ответ на него, более того – ответ должен быть в первой части письма без лишних вводных. Если вопросов было несколько, отвечайте на них в том же порядке, для удобства адресата можно пронумеровать ответы.
5. Лаконичность. Идеальное письмо – которое удобно и быстро читается. Исключайте воду, ответы на вопросы, которые не задавал вам человек, лишние конструкции. Упрощайте чтение ваших писем, но не в ущерб информативности.
6. Оформление текста. Если в вашем письме несколько абзацев, обязательно разделяйте текст, чтобы его было удобно читать (больше 5-7 строк – новый абзац). Исключите капс лок, выделение жирным и т.д – это лишние элементы оформления.
7. Проверьте имя адресата. Обязательно проверяйте, к кому вы обращаетесь, чтобы не писать потом: «Ой, Саша, простите, я случайно написала Даша». У всех есть право на ошибку, но проверка имени займет у вас пару секунд, и вы избежите неприятной ситуации.
wedproclub8. Не переходите «на ты». Вежливость – отличие профессионала, поэтому если вы не знакомы с адресатом, не переходите «на ты» сразу. Если в процессе переписки или после знакомства это станет логичным, спросите. Это будет говорить только об уважительном отношении с вашей стороны.
9. Перечитайте письмо и проверьте вложения. Отправляя письмо сразу, как только вы поставили точку в последнем предложении, лишает вас возможности проверить ошибки, имя адресата, не забыли ли вы вложить ли файлы, о которых обещали. Последнее случается чаще всего, правда?
10. Оперативность ответа. Каким бы идеальным ни было ваше письмо, если вы отправляете его спустя неделю-две, его актуальность потеряна. Воспитывайте в себе привычку закрывать входящие письма в определенный период (вечер каждого дня или через день), это не так сложно, как кажется. Один раз потратьте день на разбор писем, а потом каждый день их будет не так много. Кстати, по поводу автоответов «Мы свяжемся с вами в ближайшее время», в них нет смысла, если вы не указываете, в какой срок дадите ответ, и они выглядят просто как отписка. Укажите в автоответе срок – это, кстати, отлично организовывает, ведь вы не хотите нарушать ваши же обещания? Не давайте вашим клиентам возможность найти кого-то еще в ожидании вашего ответа. Отвечайте оперативно, и с вами будут хотеть работать!